Le secrétariat

On distingue deux types de secrétariat : le secrétariat administratif ou secrétariat général et le secrétariat académique ou de direction.

Le secrétariat administratif ou secrétariat général

Sous cette nomination sont placés plusieurs services, les ressources humaines, la comptabilité, la gestion de dossiers, les relations publiques, etc. le tout géré par le secrétaire général. Les secrétaires s’occupent des dossiers des professeurs, des employés et des élèves, elles se chargent de garder une copie dans les archives et de délivrer une copie au responsable des ressources humaines. Elles inscrivent les élèves qui doivent se présenter aux examens officiels et s’assurent de leurs dossiers avant de les passer au secrétaire général. Elles sont chargées de faire les photocopies des examens, des circulaires ou de documents divers et de les délivrer à temps aux cycles concernés.
Le comptable contrôle les relevés de compte des banques. Il assure la préparation des fiches de scolarité et des factures, il tient le journal et la petite caisse.
Le responsable des ressources humaines assure la préparation de la paie du personnel, s’acquitte des tâches concernant la CIEP, la CNSS et les impôts.
Quant au responsable des relations publiques, il est chargé de concevoir et d’organiser la communication et l'information entre l'entreprise et ses divers publics. Il rédige dossiers, plaquettes, dépliants d’information, etc. et gère les médias à sa disposition. Ainsi, il est en perpétuel contact avec la presse pour faire couvrir les différentes manifestations du Collège. Entre autres, il s’occupe aussi de l’amicale des Anciens du Collège.

 Le secrétariat académique

La secrétaire académique occupe une fonction auprès du chef d’établissement et du responsable de cycle. Elle est chargée du classement de tous les documents à caractère académique : listes des classes, cours, fiches de travail, documents pédagogiques, contrôles, correspondance, etc. Elle est chargée aussi d’accueillir les parents qui se présentent chez le chef d’établissement ou chez le responsable de cycle et de leur fixer des rendez-vous selon le calendrier et l’emploi de temps qui lui ont été donnés.